“Lo que es importante rara vez es urgente. Lo que es urgente, rara vez es importante”. – D. Eisenhower
Es sencillo perder la concentración en medio de la vorágine de notificaciones, correos electrónicos, redes sociales y noticias que recibimos diariamente. Poder concentrarse en lo que realmente importa o saber darle prioridad al trabajo correcto es uno de los grandes desafíos para conseguir la eficiencia en las tareas que realizamos diariamente.
Para recuperar el control de nuestro tiempo, el primer paso es identificar lo que es urgente y lo que es importante de nuestras tareas.
Lo urgente se asocia al tiempo, ya que cuanto menos tiempo tengamos para realizar una tarea, más urgente será. Mientras que lo importante se asocia al impacto. Frecuentemente esta última categoría es la que dejamos para después a pesar de que sean críticas para una organización.
Pero ¿Cómo podemos elegir entre lo urgente y lo importante?
Por suerte existen una serie de mecanismos que nos apoyan a la hora de gestionar nuestra productividad. La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión de tareas que se utiliza comúnmente para organizar y priorizar de acuerdo a niveles de urgencia e importancia. Funciona dividiendo las tareas en cuatro cuadrantes:
-Urgente e Importante: en este cuadrante están todas las tareas que agregan valor dado tu rol y que tienen una fecha límite cercana. Si no cumples con el entregable o resuelves lo necesario, es probable que te provoquen problemas. Estas tareas son las que tienes que HACER.
-Urgente y No importante: estas actividades son principalmente distracciones. interrupciones durante el día, reuniones a las que no sabes para que vas, reportes que no agregan valor, etc. Estas son las tareas que podrías DELEGAR.
-No Urgente y No importante: en este cuadrante encontrarás actividades que podrías dejar de hacer desde ahora mismo. Son tareas a las que les dedicamos más tiempo del valor que agregan o que definitivamente nos sacan de nuestro foco. Por ej. Buscar durante 30 min la foto perfecta para la presentación, revisar todas tus redes sociales antes del mail, etc. Estas tareas deberías ELIMINARLAS.
-No Urgente e Importante: son las actividades o tareas muy relevantes para ti y tu equipo, pero que no tienen un plazo de entrega. Es común que queden pendientes durante mucho tiempo. Para estas tareas tendrías que DECIDIR una fecha límite.
-Te invitamos a hacer tu lista de actividades a las que le dedicas tiempo en la semana o en un mes y clasificarlas en la matriz. Y a partir de eso, toma decisiones!
Organiza tus prioridades de manera que no te sientas abrumado y puedas gestionar tu tiempo.
Mucho éxito!
