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“Lo que es importante rara vez es urgente. Lo que es urgente, rara vez es importante”. – D. Eisenhower

Es sencillo perder la concentración en medio de la vorágine de notificaciones, correos electrónicos, redes sociales y noticias que recibimos diariamente. Poder concentrarse en lo que realmente importa o saber darle prioridad al trabajo correcto es uno de los grandes desafíos para conseguir la eficiencia en las tareas que realizamos diariamente.

Para recuperar el control de nuestro tiempo, el primer paso es identificar lo que es urgente y lo que es importante de nuestras tareas.

Lo urgente se asocia al tiempo, ya que cuanto menos tiempo tengamos para realizar una tarea, más urgente será. Mientras que lo importante se asocia al impacto. Frecuentemente esta última categoría es la que dejamos para después a pesar de que sean críticas para una organización.

Pero ¿Cómo podemos elegir entre lo urgente y lo importante?

Por suerte existen una serie de mecanismos que nos apoyan a la hora de gestionar nuestra productividad. La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión de tareas que se utiliza comúnmente para organizar y priorizar de acuerdo a niveles de urgencia e importancia. Funciona dividiendo las tareas en cuatro cuadrantes:

-Urgente e Importante: en este cuadrante están todas las tareas que agregan valor dado tu rol y que tienen una fecha límite cercana. Si no cumples con el entregable o resuelves lo necesario, es probable que te provoquen problemas. Estas tareas son las que tienes que HACER.

-Urgente y No importante: estas actividades son principalmente distracciones. interrupciones durante el día, reuniones a las que no sabes para que vas, reportes que no agregan valor, etc. Estas son las tareas que podrías DELEGAR.

-No Urgente y No importante: en este cuadrante encontrarás actividades que podrías dejar de hacer desde ahora mismo. Son tareas a las que les dedicamos más tiempo del valor que agregan o que definitivamente nos sacan de nuestro foco. Por ej. Buscar durante 30 min la foto perfecta para la presentación, revisar todas tus redes sociales antes del mail, etc. Estas tareas deberías ELIMINARLAS.

-No Urgente e Importante: son las actividades o tareas muy relevantes para ti y tu equipo, pero que no tienen un plazo de entrega. Es común que queden pendientes durante mucho tiempo. Para estas tareas tendrías que DECIDIR una fecha límite.

-Te invitamos a hacer tu lista de actividades a las que le dedicas tiempo en la semana o en un mes y clasificarlas en la matriz. Y a partir de eso, toma decisiones!

Organiza tus prioridades de manera que no te sientas abrumado y puedas gestionar tu tiempo.

Mucho éxito!

Liderazgo como palanca clave de desarrollo en las organizaciones

Conversamos con Arturo Natho, Gerente General de Copec, quien nos compartió su mirada y experiencia, acerca de cómo el liderazgo es una palanca fundamental del proceso de transformación que está viviendo COPEC.

Arturo habla acerca de la importancia que ha tenido el construir un propósito, una lógica de por qué es importante hacer las cosas que estamos haciendo, visualizando el impacto que tendrán las distintas acciones en las personas, clientes, los accionistas, el mercado, la sociedad, el planeta, etc.

Este propósito debe ser conocido por todos y traducido a un relato capaz de movilizar a la compañía. Tener una estrategia alineada al propósito es importante, porque marca los pilares y acciones que necesitamos para cumplir con los resultados esperados.

Ahora, para hacer que esto ocurra y lograr traducir la estrategia en acciones y nuevas maneras de trabajar, el liderazgo se convierte en la palanca esencial para lograrlo. Arturo comenta que “podemos tener la mejor estrategia, pero si no hay un liderazgo adecuado, probablemente el éxito de los distintos programas se verá afectado, presentarán dificultades o no tendrán la velocidad que necesitan”.

En base a su experiencia, cuando se requiere realizar una transformación organizacional hay que tener en cuenta que el cambio lo hacen las personas. El liderazgo en muchas ocasiones es invisible y puede dificultar o facilitar que las cosas fluyan; “Cuando hay que empezar a transformar el negocio normal en algo distinto, se exigen muchas modificaciones en los grupos de trabajo, traspasar fronteras, estructuras, y eso necesita de un clima de confianza entre las distintas personas y equipos de la compañía”, él comenta que sostener los momentos de tensión e incomodidad para abordar conversaciones difíciles, ha sido clave para avanzar.

Paulatinamente dentro de su organización se ha logrado que todas las partes se involucren y entreguen su punto de vista mejorando la confianza. Arturo menciona que “el tener estas discusiones constructivas permite avanzar, derribar juicios y lograr una mayor colaboración y movilización hacia el cambio”.

“Tener un propósito claro, la escucha, dar feedback de manera asertiva, la delegación, la colaboración, el sentido de pertenencia, la credibilidad de los líderes y su manera de adaptarse a los cambios” son a su juicio, algunas de las habilidades importantes de aprender y potenciar.

El liderazgo no necesariamente debe ser el mismo entre una empresa y otra, las necesidades varían y se deben adaptar según sea el caso. Por lo tanto, aquellas habilidades claves o necesarias para apalancar el liderazgo dependerán del contexto, la cultura y de los resultados deseados. En escenarios cambiantes, cada organización deberá poner especial atención y foco en identificarlas para así dar curso a la estrategia y cumplir con su propósito.